Minggu, 28 Maret 2010

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DI PT. ASURANSI BUMI ASIH JAYA CABANG TEGAL

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan industri asuransi di Indonesia dewasa ini sangat pesat. Bukan hanya pemain-pemain lama yang turut meramaikan bisnis beresiko ini, melainkan pemain-pemain baru pun mulai banyak bermunculan mendampingi perkembangan industri perbankan dan multifinance yang saat ini kerapkali memacu adrenalin pergerakan ekonomi di Indonesia. Namun meskipun demikian, hanya perusahaan asuransi yang berkinerja baik yang dapat bertahan dan tetap eksis dalam industri perasuransian di Indonesia.
Disadari atau tidak kinerja perusahaan asuransi dapat ditunjukkan pada data keuangan yang dipublikasikan pada laporan keuangan yang dibuat sesuai dengan prinsip akuntansi yang lazim. Laporan ini merupakan data yang paling umum tersedia untuk tujuan tersebut, walaupun seringkali tidak mewakili hasil dan kondisi ekonomi. Karena laporan keuangan adalah “kartu skor” periodik yang memuat hasil investasi, operasi, dan pembiayaan perusahaan, maka fokus pengukuran kinerja akan diarahkan pada hubungan dan indikator keuangan pokok yang memungkinkan analis menilai kinerja masa lalu dan juga memproyeksikan hasil masa depan di mana akan ditekankan pada manfaat serta keterbatasan yang terkandung di dalamnya.
Dewasa ini peranan akuntansi sebagai alat pembantu dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi dan keuangan semakin disadari oleh para usahawan. Peranan akuntansi dalam membantu melancarkan tugas manajemen sangat menonjol, khususnya dalam melaksanakan fungsi perencanaan dan pengawasan. Itulah
sebabnya akuntansi semakin banyak dipelajari oleh para usahawan dan diajarkan mulai dari sekolah menengah hingga perguruan tinggi. Memang tidak dapat disangkal bahwa sebagian besar informasi yang diperlukan para manajer perusahaan adalah berasal dari data akuntansi. Oleh karena itu manajer moderen dituntut untuk memiliki kemampuan menganalisa dan menggunakan data akuntansi.
Akuntansi dilaksanakan baik dalam perusahaan yang bertujuan mencari laba maupun dalam organisasi-organisasi yang tidak mencari laba. Salah satu penyebabnya adalah karena hal ini diharuskan oleh undang-undang. Namun demikian alasan utama mengapa akuntansi dilaksanakan dalam berbagai organisasi adalah karena semakin rumitnya variabel-variabel yang dihadapi para manajer walau di dalam perusahaan kecil sekalipun. Keadaan ini mengakibatkan para manajer semakin tergantung pada proses akuntansi di mana transaksi-transaksi perusahaan diubah menjadi data statistik dan diringkas serta dilaporkan dalam bentuk laporan keuangan. Dengan demikian akuntansi merupakan suatu sistem informasi yang sangat diperlukan oleh perusahaan modern dewasa ini.
Dalam masyarakat terdapat pula orang-orang atau pihak-pihak di luar pengelola perusahaan yang juga membutuhkan data keuangan. Sebagai contoh, para pemegang saham membutuhkan informasi keuangan untuk menilai prestasi kerja manajemen dan menilai penyertaannya dalam perusahaan. Calon investor memerlukan data keuangan untuk membandingkan berbagai kemungkinan penanaman modal. Kreditur (pemberi pinjaman) harus mempertimbangkan kemampuan keuangan pemohon kredit sebelum memutuskan untuk memberi pinjaman. Selain itu organisasi-organisasi buruh dan para ahli ekonomi juga
membutuhkan informasi keuangan untuk mengambil keputusan sesuai dengan kepentingannya. Dengan demikian, baik dari kalangan intern maupun dari luar organisasi yang menyelenggarakan akuntansi tersebut.
Akuntansi sebagai suatu alat yang dipakai sebagai bahasa bisnis (language of business) berguna untuk memberikan informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Informasi ini merupakan data yang disajikan/diperoleh perusahaan yang bersifat keuangan dan dinyatakan dalam istilah-istilah moneter di mana informasi yang disampaikannya hanya dapat dipahami apabila mekanisme akuntansi telah dimengerti. Akuntansi dirancang sedemikian rupa agar transaksi yang tercatat diolah menjadi informasi yang berguna melalui prosedur akuntansi yang efektif dan efisien sesuai dengan Prinsip Akuntansi Indonesia.
Setiap perusahaan memerlukan dua macam informasi tentang perusahaannya, antara lain ia perlu mengetahui berapa nilai perusahaannya, dan berapa laba atau ruginya. Kedua informasi itu berguna untuk mengetahui besar modal yang tertanam dalam perusahaan, mengetahui maju mundurnya perusahaan, dasar perhitungan pajak, menjelaskan keadaan perusahaan sewaktu-waktu memerlukan kredit dari bank atau pihak lain, dasar untuk menentukan kebijakan yang akan ditempuh, dan menarik para peminat saham jika perusahaannya berbentuk perseroan terbatas.
Sistem informasi akuntansi menyajikan informasi mengenai teknik, metode dan prosedur untuk mencatat dan mengolah data akuntansi dalam rangka memperoleh pengendalian intern yang baik, pengendalian intern ini merupakan suatu sistem pengendalian yang diperoleh dengan adanya struktur organisasi yang memungkinkan adanya pembagian tugas dan sumber daya manusia yang cakap dan praktek-praktek yang sehat.
Kas merupakan uang tunai atau aktiva yang paling likuid dalam sistem akuntansi, sehingga pos kas ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari seluruh aktiva yang ada. Yang termasuk dalam kas ialah seluruh alat pembayaran yang dapat digunakan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening di bank.
Dalam sistem akuntansi pengelolaan kas memegang peranan penting bagi perusahaan yang diawali dari penerimaan kas, pengeluaran kas, hingga penyusunan laporan keuangan. Pengelolaan kas dianggap penting karena kesalahan yang terjadi pada pengelolaan kas dapat berdampak pada tingkat likuiditas perusahaan, di mana kas tersebut merupakan aktiva perusahaan yang paling likuid.
Sama halnya dengan perusahaan-perusahaan pada umumnya, pada perusahaan asuransi pengelolaan kas akan banyak mempengaruhi kinerja perusahaan, terutama apabila pengelolaannya kurang tepat maka akan menimbulkan gejolak likuiditas yang mampu merobohkan perusahaan. Demikian pula dengan PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal, meskipun keberadaannya hanya bersifat kantor pemasaran, namun dalam banyak hal efisiensi perusahaan banyak tergantung pada pengelolaan kasnya. Agar dapat beratribut baik, maka PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal juga harus mengedepankan faktor likuiditas dengan memperhatikan pengelolaan kas secara baik pula.
Dari hasil pengamatan sementara terlihat bahwa sistem akuntansi pada pengelolaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal cenderung kurang baik, yang terlihat dari lambatnya proses penyusunan laporan keuangan yang disebabkan karena perhitungan aktiva lancar khususnya pada kas. Selain itu
seringpula terjadi ketidaksesuaian jumlah kas dari hasil perhitungan secara manual dan bukti transaksi/dokumen dengan perhitungan yang terkomputerisasi. Hal ini menunjukkan adanya ketidaksesuaian antara pengelolaan kas (khususnya dalam hal penerimaan kas) dengan sistem akuntansi yang ada. Selain itu terlihat pula adanya dokumen yang kurang berfungsi pada salah satu fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penerimaan kas. Oleh karenanya diperlukan suatu analisis dan evaluasi sistem informasi pada sistem penerimaan kas PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
Atas dasar fenomena yang telah diuraikan tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk mengadakan penulisan tugas akhir yang berjudul : “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal”.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di muka, maka dapat dirumuskan pokok masalah yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir ini, yaitu : “Bagaimanakah sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal ?”.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan Tugas Akhir
1.3.1 Tujuan Penulisan Tugas Akhir
Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
1.3.2 Manfaat Penulisan Tugas Akhir
Penulisan tugas akhir ini diharapkan akan memiliki manfaat baik secara teoritis maupun secara praktis sebagai berikut :
1. Manfaat teoritis
Secara teoritis hasil penulisan tugas akhir ini diharapkan dapat berguna memberikan kontribusi bagi pengembangan ilmu akuntansi khususnya dalam hal ini terkait dengan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada perusahaan perasuransian.
2. Manfaat praktis
Secara praktis hasil penulisan tugas akhir ini diharapkan dapat bermanfaat yang antara lain sebagai berikut :
a. Bagi Penulis
Melalui pelaksanaan penulisan tugas akhir ini diharapkan akan dapat meningkatkan wawasan berpikir ilmiah dan kemampuan menganalisis suatu masalah khususnya dalam hal ini terkait dengan sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
b. Bagi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Hasil penulisan tugas akhir ini diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
c. Bagi Fakultas
Hasil penulisan tugas akhir ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan tambahan literatur dalam penelitian selanjutnya dalam bidang akuntansi.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Sistem
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001:2). Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Sistem memang secara khusus mengatur mekanisme kerja intern perusahaan, namun secara tidak langsung juga mengatur hubungan dengan pihak ekstern terutama pihak-pihak yang mempunyai hubungan usaha dengan perusahaan. Setiap sistem akan lebih dipahami sebagai suatu keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling terkait. Dengan adanya sistem maka kegiatan operasional diharapkan berjalan lancar dan terkoordinir sehingga mencapai hasil yang diharapkan.
Menurut Krismiaji (2002:1) sistem adalah serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan-tujuan tertentu.
Dari serangkaian uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang dikoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Sistem dan Prosedur Akuntansi
Pengertian akuntansi menurut Glos dalam Swastha (1997:314) adalah pencatatan, penggolongan, dan peringkasan bisnis, serta penginterpretasian informasi yang telah disusun.
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi tersebut :
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer
(computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti : papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan cats.
2. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
4. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibnayar, daftar saldo persediaan yang
lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
Di atas telah dikemukakan definisi sistem secara umum dan definisi sistem akuntansi. Dalam definisi sistem akuntansi, formulir merupakan salah satu unsur sistem akuntansi. Formulir ini merupakan keluarga sistem lain yang menjadi masukan sistem akuntansi. Sistem lain yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang diberi nama prosedur. Oleh karena itu dalam membahas sistem akuntansi perlu dibedakan pengertian sistem dan prosedur, agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi.
Definisi sistem dan prosedur adalah sebagai berikut : sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001:5).
Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar : menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (mensortasi), memindah, dan membandingkan.
Setiap perusahaan memerlukan sistem akuntansi agar dapat mengolah data keuangan menjadi informasi akuntansi. Akuntansi adalah alat bisnis untuk dapat menyampaikan informasi kepada pihak yang memerlukan, misalnya pemegang saham, fiskus, dan bank. Pemegang saham memerlukan informasi keuangan untuk mengambil keputusan keuangan. Bank memerlukannya untuk kepentingan pemberian kredit, sedangkan pemerintah memerlukannya untuk menarik pajak. Ruang lingkup akuntansi mulai dari pencatatan, penyusunan laporan keuangan, analisis dan interpretasi atas laporan keuangan.
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data kegiatan perusahaan lalu memprosesnya menjadi informasi yang berguna bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan, kecuali pesaing. Dengan jenis kegiatan yang demikian, akhirnya dapat diketahui beberapa karakteristik sistem informasi akuntansi yaitu melaksanakan tugas yang diperlukan, berpegang pada prosedur standar, menangani data yang rinci, berfokus pada data masa lampau, dan menyediakan informasi pemecah masalah yang minimal (Umar, 1998:9).
Sistem dan prosedur merupakan bagian integral dari tugas sistem informasi akuntansi, sehingga tampak adanya keterkaitan antara pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan dengan sistem dan prosedur. Pertimbangan-pertimbangan ini menurut William A.Gill (dalam Umar, 1998:9) dibagi menjadi 9 dasar yang dikelompokkan ke dalam 2 sifat, yaitu :
1. Pertimbangan sebelum terjadinya fakta
a. Apa yang dikerjakan. Untuk mengetahui ‘apa’ ini, dibuatlah perencanaan, penetapan kebijaksanaan, tujuan pekerjaan secara kuantitatif, spesifikasi hasil, pencapaian hasil akhir, dan lain-lain.
b. Bilamana hal itu dikerjakan. Hal ini berkaitan dengan prioritas pekerjaan, jadwal produksi dan penetapan program.
c. Siapa yang mengerjakan. Hal ini berkaitan dengan organisasi, delegasi wewenang, pembagian dan pengkoordinasian pekerjaan, dan hubungan-hubungan fungsional.
d. Bagaimana pelaksanaan kerja. Hal ini berkaitan dengan sistem, prosedur, metode, tujuan akhir yang kuantitatif, standarisasi pelaksanaan kerja, dan penerbitan buku pedoman operasi.
e. Tersedianya sumber daya. Hal ini berkaitan dengan manajemen persediaan, konstruksi, pemeliharaan, manajemen kepegawaian, dan manajemen keuangan.
2. Pertimbangan setelah ada fakta
a. Apa yang telah dikerjakan. Hal ini berkaitan dengan bukti mengenai hasil yang telah dicapai. Laporan dan statistik biaya dan produksi secara kuantitatif, serta perbandingan antara hasil yang dicapai dengan rencana yang telah dibuat.
b. Apakah hasil kerjanya baik. Dapat dilihat misalnya dari reaksi pelanggan, pengukuran pekerjaan, survei, audit, dan lain-lain.
c. Apakah hal tersebut dapat dikerjakan terus. Hal ini dapat dilihat dari penilaian produksi akhir, analisis pasar, analisis hasil pokok, riset konsumen, dan lain-lain.
d. Bagaimana hasil kerja dapat lebih baik. Dapat dilakukan dengan mendesain ulang hasil produksi, re-orientasi servis, dan pengembangan di dalam struktur organisasi dan di dalam sistem dan prosedur yang terkait.
Sistem dan prosedur pada umumnya dibagi atas dua macam : blue-collar system and procedures, yaitu sistem dan prosedur yang berada misalnya di pabrik, bengkel, dan proyek konstruksi. White-collar system and procedures, yaitu sistem dan prosedur yang biasanya dipakai dalam kegiatan yang sifatnya administratif dalam arti luas, misalnya dalam operasi perkantoran dan biasanya dapat dipraktekkan dengan buku pedoman, mesin, dan manusia.
Hal ini yang perlu dipertimbangkan sehubungan dengan ruang lingkup aktivitas sistem dan prosedur adalah jenis upaya yang dilakukan. Beberapa jenis upaya yang dikenal adalah :
1. Membuat rancangan sistem dan prosedur untuk memproses pekerjaan baru yang akan dilaksanakan.
2. Mempersiapkan prosedur secara tertulis untuk pertama kalinya untuk proses pekerjaan yang sudah berjalan.
3. Mempersiapkan, menerbitkan, dan memelihara buku petunjuk sistem dan prosedur.
4. Menilai, menganalisis, dan mengembangkan buku pedoman sistem dan prosedur.
5. Membangun dan menjalankan pengawasan sistem dan prosedur.
6. Menciptakan kesadaran di antara para pejabat perusahaan mengenai perlunya respons yang kontinyu atas sistem dan prosedur yang telah diketahui, diperkirakan, atau ditemukan kekurangan.
7. Membentuk kemampuan supervisor lini dan para manajer untuk mengenal dan melakukan penyesuaian atas masalah sistem dan prosedur.
Manajemen hendaknya memiliki informasi yang berguna untuk perencanaan dan pengendalian perusahaan dalam kegiatan sehari-hari serta dapat melakukan perencanaan jangka panjang guna mencapai tujuan yang direncanakan. Dalam kaitan dengan hal ini, akuntansi manajemen biasanya mempunyai tiga fungsi utama, yaitu memilih data dan membuat catatan, menganalisis data, membuat laporan.
Informasi yang diberikan oleh akuntansi keuangan pada pembuatan keputusan di luar perusahaan biasanya berbentuk laporan ringkas dan dinamakan laporan keuangan yang elemen-elemennya menurut Prinsip Akuntansi Indonesia yang terdiri dari neraca, ikhtisar laba-rugi, laporan laba ditahan, laporan arus kas, catatan atas laporan keuangan serta opini auditor independen.
Informasi dalam laporan keuangan biasanya disajikan dalam bentuk yang sama dari tahun ke tahun. Informasi akuntansi keuangan biasanya ditujukan bagi kebutuhan umum seperti kepada pemilik perusahaan, kreditor perusahaan, badan pemerintah, karyawan, dan serikat buruh, serta kepada para pelanggan perusahaan (Umar 1998:7-8).
Akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen memiliki dua kesamaan. Yang pertama, kedua tipe akuntansi tersebut merupakan sistem pengolah informasi yang menghasilkan informasi keuangan. Meskipun informasi non keuangan merupakan
informasi penting yang digunakan oleh manajemen dalam pengelolaan perusahaan, namun hampir seluruh informasi non keuangan tersebut berada di luar ruang lingkup akuntansi. Kesamaan lainnya adalah dua tipe akuntansi tersebut berfungsi sebagai penyedia informasi keuangan yang bermanfaat bagi seseorang untuk pengambilan keputusan. Pengambil keputusan memerlukan informasi untuk pemilihan alternatif yang dihadapinya, di antaranya adalah informasi keuangan. Informasi keuangan ini dihasilkan oleh akuntansi. Namun karena berbagai pengambil keputusan melakukan berbagai macam pengambilan keputusan yang berbeda, maka informasi keuangan yang diperlukan pun berbeda pula, sehingga diperlukan tipe akuntansi yang berbeda pula untuk memenuhi kebutuhan pengambil keputusan tersebut. Tugas akuntan adalah menyediakan informasi keuangan yang relevan dan andal untuk memenuhi berbagai keperluan yang berbeda tersebut (Mulyadi 2005:2-3).
Letak perbedaan pokok antara akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen terletak antara lain pada : pemakaian laporan akuntansi dan tujuan mereka, lingkup informasi, fokus informasi, rentang waktu, kriteria bagi informasi akuntansi, disiplin sumber, isi laporan, dan sifat informasi.
Sedangkan kedudukan kas di dalam sistem akuntansi yaitu sebagai uang tunai yang paling likuid, sehingga pos ini biasanya ditempatkan pada urutan teratas dari aktiva. Yang termasuk dalam kas ialah seluruh alat pembayaran yang dapat digunakan segera seperti uang kertas, uang logam, dan saldo rekening giro di bank. Oleh karena kas ini merupakan aktiva yang paling likuid, maka kas bersama-sama aktiva lancar lainnya dijadikan sebagai indikator tingkat likuiditas perusahaan.
Siklus hidup sistem informasi akuntansi di mana menurut Umar (1998:20-23) disebutkan sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Dalam beberapa hal, sistem informasi menyerupai suatu organisme, yaitu : hidup, lahir, tumbuh, menjadi matang, berfungsi, dan akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem yang terdiri atas tahap-tahap : perencanaan, analisis, rancangan, penerapan, dan penggunaan. Cepat atau lambatnya perputaran ini banyak tergantung pada berbagai hal, misalnya pada sifat berbagai bisnis.
2. Tahap Perencanaan
Pengembangan sistem seharusnya mendapat perhatian yang sama besarnya dalam perencanaan sebagaimana proyek-proyek besar lainnya, seperti pengembangan produk baru atau konstruksi pabrik baru. Keuntungan dari merencanakan suatu lingkup proyek yang jelas, mengenali berbagai area permasalahan yang potensial, dapat mengatur urutan tugas yang jelas serta memberikan dasar untuk pengendalian. Oleh karenanya, manajemen menginvestasikan waktu dalam perencanaan ini dengan harapan akan memperoleh hasilnya dalam siklus hidup sistem.
Langkah-langkah apa saja yang dilakukan dalam tahap perencanaan ini dimulai dari adanya masalah atau peluang. Lalu dilanjutkan dengan mengidentifikasi masalah tersebut, menentukan tujuan dari sistem yang akan dibuat, mengidentifikasi kendala-kendala yang akan dihadapi serta melakukan studi kelayakan. Jika menurut hasil studi kelayakan dinyatakan bahwa pengembangan sistem ini layak, proses dilanjutkan dengan mempersiapkan usulan sistem yang
pada tahap selanjutnya dapat saja usulan sistem ditolak. Jika usulan sistem diterima, proyek akan dilanjutkan dengan tahap penelitian.
3. Tahap Analisis
Tahap ini merupakan penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau memperbarui yang sudah ada. Selama tahap analisis, analis sistem terus bekerja sama dengan manajer dan komite pengarah sistem informasi untuk terlibat dalam titik-titik yang penting, misalnya :
a. Mengumumkan penelitian sistem kepada pegawai agar terdapat kerja sama yang baik dengan pekerja serta menghilangkan kekhawatiran atas perubahan-perubahan yang akan dialami.
b. Mengorganisasikan tim proyek dengan melibatkan sebaik mungkin peran pegawai dalam proyek.
c. Mengidentifikasikan kebutuhan informasi dengan terlibat dalam wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei, di mana biasanya wawancara perorangan lebih disukai.
d. Mengidentifikasikan kriteria kinerja sistem yaitu dengan menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem.
e. Menyiapkan usulan rancangan dengan juga memberikan kesempatan kepada manajer untuk meneruskan atau menghentikan proyek. Di sini manajer perlu menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu sendiri.
f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek merupakan langkah berikutnya. Jika disetujui, kegiatan akan dilanjutkan pada tahap rancangan, jika tidak disetujui, bisa saja dilakukan perubahan analisis atau ditolak sama sekali.
4. Tahap Rancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Langkah dalam tahap rancangan ini dapat mengikuti pedoman di bawah ini.
a. Menyiapkan rancangan yang rinci mengenai data, proses, dan laporan yang akan dibuat dengan pendekatan atas-bawah maupun bawah-atas.
b. Mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan memilih berbagai alternatif pilihan rancangan yang sekiranya dapat dijadikan pertimbangan untuk dipakai dan dapat dipilih yang paling baik.
c. Menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.
d. Menyetujui atau menolak penerapan, biasanya mempertimbangkan antara manfaat dan biaya.
5. Tahap Penerapan
Tahap ini akan meliputi hal-hal berikut ini :
a. Perencanaan penerapan sistem haruslah dipahami dengan baik oleh manajer agar dapat menggunakan pengetahuan ini untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.
b. Mengumumkan penerapan kepada pegawai agar mereka tahu mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dengan meminta kerja sama mereka.
c. Mendapatkan sumber daya yang sesuai. Bila menggunakan komputer, perangkat lunak dan perangkat keras serta fasilitas fisik disiapkan dengan baik.
d. Menyiapkan database dengan cara merubah data lama ke versi baru ataupun dengan membuat data baru.
e. Mendidik peserta dan pemakai agar dapat mengimplementasikan sistem baru.
f. Masuk ke sistem baru berarti mulai menggunakan sistem baru dan meninggalkan sistem lama.
6. Tahap Penggunaan
Tahap ini meliputi hal-hal berikut ini :
a. Organisasi menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
b. Audit sistem dilakukan untuk mengetahui apakah sistem baru tersebut memiliki kelemahan-kelemahan dalam implementasinya ditinjau dari kriteria kinerjanya. Proses ini diulangi secara kontinyu, misalnya setahun sekali.
c. Memelihara sistem dapat dilakukan misalnya dengan modifikasi agar sistem terus memberi dukungan yang diperlukan.
7. Penutup
Siklus hidup sistem perlu diketahui untuk mengantisipasi pelaksanaan kinerja sistem itu sendiri dalam organisasi. Walaupun pentahapan siklus ini terasa lama-padahal banyak organisasi ingin segera mengaplikasikan sistem baru tersebut-pelaksanaannya dapat saja dipercepat sehingga lebih mempersingkat waktu asalkan tidak mengurangi hasil yang diharapkan.
2.2 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Piutang
Dalam perusahaan asuransi penerimaan kas yang bersumber dari premi diperlakukan sama halnya dengan penerimaan kas yang bersumber dari piutang pada
perbankan. Hal ini disebabkan karena proses pembayaran premi dilakukan secara kontinyu dalam suatu periode waktu sama dengan proses pembayaran kredit pada perbankan. Oleh karena itu perlakuannya dalam sistem akuntansi penerimaan kas dipersamakan dengan penerimaan kas dari piutang.
Berdasarkan sistem akuntansi yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan : (Mulyadi, 2001:482)
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan (bukan atas unjuk), akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan.
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara : (1) melalui penagih perusahaan, (2) melalui pos, dan (3) melalui lock-box collection plan. Di antara berbagai cara penagihan piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran di atas cek. Dengan cek atas nama ini, perusahaan akan terjamin menerima kas dari debitur, sehingga kecil kemungkinan
orang yang tidak berhak dapat menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya.
Sistem perbankan di Indonesia tidak mengembalikan cancelled check kepada nasabah yang mengeluarkan cek. Karena sistem perbankan tidak menyediakan bukti pembayaran berupa cancelled check, pihak yang menerima pembayaran berkewajiban untuk membuat bukti dokumenter yang menunjukkan telah diterimanya kas dari pembayar. Oleh karena itu, seringkali dalam menagih piutang, kreditur diwajibkan untuk menyerahkan kuitansi lebih dulu sebelum cek diserahkan atau dikirimkan oleh debitur kepada kreditur. Hal ini dilakukan karena dalam transaksi pembayaran dengan cek, pihak pembayar tidak memperoleh jaminan akan menerima tanda terima pembayaran dari pihak yang menerima cek.
2.2.1 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:487) antara lain fungsi sekretariat, fungsi penagihan, fungsi kas, fungsi akuntansi, dan fungsi pemeriksa intern. Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Fungsi sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. Dalam struktur organisasi fungsi sekretariat berada di tangan bagian sekretariat.
2. Fungsi penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Dalam struktur organisasi fungsi sekretariat berada di tangan bagian penagihan.
3. Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Dalam struktur organisasi fungsi kas berada di tangan bagian kasa.
4. Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Dalam struktur organisasi fungsi akuntansi berada di tangan bagian jurnal dan bagian piutang.
5. Fungsi pemeriksa intern
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang
diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. Dalam struktur organisasi fungsi pemeriksa intern berada di tangan bagian pemeriksa intern.
2.2.2 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:488) adalah surat pemberitahuan, daftar surat pemberitahuan, bukti setor bank, dan kuitansi. Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Surat pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Karena surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar.
2. Daftar surat pemberitahuan
Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi
akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas.
3. Bukti setor bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
4. Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check.
2.2.3 Unsur Pengendalian Intern
Yang termasuk dalam unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi (2001:490) antara lain :
1. Organisasi
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan (giro bilyet).
b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
c. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
3. Praktik yang Sehat
a. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).
c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-in-transit insurance).
2.2.4 Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang
1. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih perusahaan melakukan penyelewengan kas hasil penagihan. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk cek tunai (cek atas unjuk) juga memberikan peluang bagi karyawan perusahaan untuk menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk
kepentingan pribadinya. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut :
a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
b. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmit-tance advice) dari debitur.
d. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa.
e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
f. Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
2. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos
Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :
a. Bagian penagihan mengirimkan faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi kredit terjadi.
b. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.
c. Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmittance advice) dari debitur.
d. Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.
e. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
f. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur.
g. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
3. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui Lock-Box-Collection Plan
Problem yang dihadapi oleh perusahaan yang debiturnya tersebar di berbagai daerah geografis adalah :
a. Jika debitur harus mengirimkan cek langsung ke perusahaan, diperlukan waktu perjalanan cek beberapa hari melalui pos.
b. Check clearing harus dilakukan antar bank yang jauh secara geografis, sehingga memerlukan waktu satu sampai dua minggu.
Problem ini dapat diatasi dengan lock-box-collection plan. Dalam sistem penerimaan kas ini, perusahaan membuka post-office box (PO Box) di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan membuka rekening giro ke bank yang terletak di kota yang sama dengan PO Box tersebut. Bank diberi wewenang untuk membuka PO Box perusahaan. Para debitur diminta untuk melakukan pembayaran utang mereka dengan cara mengirimkan cek ke PO Box perusahaan yang terletak di kota terdekat. Setiap hari bank membuka PO Box perusahaan dan membuat daftar surat pemberitahuan dan mengurus check clearing cek-cek yang
diterima dalam PO Box tersebut. Daftar surat pemberitahuan dan surat pemberitahuan dikirim ke Bagian Sekretariat perusahaan. Penerimaan cek dikreditkan oleh bank ke dalam rekening giro perusahaan.
Sistem penerimaan kas dengan lock-box-collection plan memberikan manfaat berikut ini :
a. Pekerjaan pembuatan daftar surat pemberitahuan dipindahkan dari tangan fungsi sekretariat perusahaan ke bank.
b. Memberikan kemudahan bagi debitur dalam melakukan pembayaran utangnya.
c. Mempercepat proses check clearing, sehingga mempercepat perusahaan memperoleh kas.
Penerimaan kas dari piutang melalui lock-box-collection plan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :
a. Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.
b. Debitur melakukan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan ke PO Box di kota terdekat.
c. Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.
d. Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini dilampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat.
e. Bank mengurus check clearing.
f. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur yang bersangkutan.
g. Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian kasa.
h. Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk dicatat di dalam jurnal penerimaan kas.
BAB III
METODE PENELITIAN
Dalam penyusunan penelitian ini dibutuhkan data-data dengan menggunakan metode-metode tertentu. Maksud dari metode-metode penelitian yaitu cara ilmiah yang dilakukan untuk mendapatkan atau mengetahui data-data atau sumber-sumber secara lengkap dan tepat dalam pencapaian tujuan penelitian.
3.1 Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian ini dilakukan di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal yang beralamat di Jalan Kartini Nomor 1 Kota Tegal.
3.2 Objek Kajian
Obyek kajian penelitian adalah obyek penelitian atau apa yang menjadi titik perhatian suatu penelitian (Arikunto, 2006:101). Adapun obyek kajian dalam penelitian yang penulis lakukan adalah berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
3.3 Sumber Data
Yang menjadi sumber data dalam penelitian ini antara lain sebagai berikut :
1. Data Primer
Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari sumbernya yaitu dengan mengajukan pertanyaan secara langsung dari berbagai responden di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal yaitu bagian keuangan. Data tersebut diperoleh dengan menggunakan metode observasi dan wawancara.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber lain yang dikumpulkan untuk suatu maksud tertentu. Data yang diperoleh dengan menggunakan literatur yang ada di perusahaan dan juga buku-buku yang berhubungan dengan penulisan Tugas Akhir ini. Data ini diperoleh dengan menggunakan metode dokumentasi dan studi pustaka.
3.4 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini antara lain :
1. Wawancara
Metode wawancara atau interview adalah tanya jawab langsung dengan responden penelitian. Secara definitif wawancara atau interview dapat dipandang sebagai metode pengumpulan data dengan jalan tanya-jawab sepihak yang dikerjakan dengan sistematis dan berlandaskan kepada tujuan penelitian (Hadi, 2004:218). Wawancara dilakukan terhadap karyawan bagian keuangan dan akuntansi di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
2. Observasi
Metode observasi adalah pengamatan secara langsung pada suatu obyek yang akan diteliti dengan tujuan untuk memperoleh gambaran mengenai obyek. Metode ini digunakan untuk melakukan pengamatan secara langsung mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
3. Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah pencatatan atas data yang diperoleh dari kumpulan dokumen-dokumen di lokasi penelitian terkait. Metode dokumentasi dilakukan dengan cara mengumpulkan data mengenai dokumen dan data-data yang dibutuhkan untuk penelitian mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
3.5 Metode Analisis Data
3.5.1 Teknik Penyajian Data
Untuk mencapai tujuan penelitian agar sesuai dengan yang diharapkan dalam penyusunan tugas akhir ini dan untuk diperolehnya suatu kesimpulan maka data yang telah terkumpul akan dianalisis dengan mengamati mengenai diperlukannya sesuai kriteria dan hal-hal yang diperlukan dalam suatu pendapat. Penyajian data pemilihan adalah mengelompokkan data-data sesuai kriteria masing-masing dan yang dibutuhkan dalam penelitian. Penyajian data ini digunakan metode diskriptif kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan-kenyataan yang terjadi bersifat umum dan kemungkinan masalah yang dihadapi serta solusinya.
3.5.2 Metode Analisis Data
Dari data yang diperoleh kemudian disajikan berdasarkan analisis. Secara umum analisis data yang digunakan adalah secara kualitatif yaitu analisis yang tidak didasarkan pada perhitungan statistika yang berbentuk angka, dengan cara membandingkan antara teori dan fakta yang terjadi dalam perusahaan mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Pada hakekatnya sistem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil, yang disebut sebagai subsistem. Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut pandangan sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut dan mengidentifikasi proses bekerjanya setiap unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan memahami struktur sistem dan proses sistem, seseorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai.
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data kegiatan perusahaan lalu memprosesnya menjadi informasi yang berguna bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan. Dengan jenis kegiatan yang demikian, akhirnya dapat diketahui beberapa karakteristik sistem informasi akuntansi yaitu melaksanakan tugas yang diperlukan,
berpegang pada prosedur standar, menangani data yang rinci, berfokus pada data masa lampau, dan menyediakan informasi pemecah masalah yang minimal.
Pada perusahaan asuransi penerimaan kas yang bersumber dari premi diperlakukan sama halnya dengan penerimaan kas yang bersumber dari piutang pada perbankan. Hal ini disebabkan karena proses pembayaran premi dilakukan secara kontinyu dalam suatu periode waktu sama dengan proses pembayaran kredit pada perbankan. Oleh karena itu perlakuannya dalam sistem akuntansi penerimaan kas dipersamakan dengan penerimaan kas dari piutang.
Untuk mendeskripsikan sistem informasi akuntansi, berikut ini akan diuraikan beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas dari piutang :
4.1.1 Fungsi yang Terkait Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari antara lain fungsi sekretariat, fungsi penagihan, fungsi kas, fungsi akuntansi, dan fungsi pemeriksa intern. Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Fungsi Sekretariat (Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat)
Fungsi sekretariat di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal dilaksanakan oleh Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat yang membawahi :
a. Bagian Keuangan
b. Bagian Investasi
c. Bagian Properti
d. Bagian Hukum dan Sekretariat
e. Bagian Unit Link.
2. Fungsi Penagihan (Divisi TI dan Penagihan)
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal di samping melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dalam hal ini di bawah kendali Divisi TI dan Penagihan, yang secara struktural membawahi :
a. Bagian TI Asper
b. Bagian TI Askol
c. Bagian Penagihan Asper
d. Bagian Penagihan Askol.
3. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek/kas dari fungsi Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Akuntansi di bawah kendali Divisi Internal Audit/Akuntansi.
Divisi Internal Audit/Akuntansi membawahi :
a. Bagian Audit Wilayah I
b. Bagian Audit Wilayah II
c. Bagian Pajak & Anggaran
d. Bagian Akuntansi.
5. Fungsi Pemeriksa Intern
Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal fungsi pemeriksa intern berada di tangan Divisi Internal Audit/Akuntansi yang juga membawahi : Bagian Audit Wilayah I, Bagian Audit Wilayah II, Bagian Pajak & Anggaran, dan Bagian Akuntansi.
4.1.2 Dokumen yang Digunakan dan Catatan Akuntansi Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal antara lain :
1. Daftar Persetujuan Penerbitan Polis
Daftar Persetujuan Penerbitan Polis ini merupakan sekumpulan polis yang akan diterbitkan yang form secara sederhananya dapat dilihat sebagai berikut :
No. Pol.
Dist.
SP
Nama Pemegang Polis
Psrt
Premi Netto
Kontrak
Propisi Bruto
BK
TGL.BK
2. Dokumen Penagihan/Debit Penagihan
Dokumen penagihan ini merupakan dokumen yang bersifat perintah membayar sejumlah dana atas premi yang harus dibayarkan atas kepesertaan asuransi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal. Pada dokumen ini memuat antara lain : Debit Penagihan, Kantor Cabang, Distrik, Nomor Polis, Nama Pemegang Polis, Alamat Pemegang Polis, Jatuh Tempo, Cara Bayar, Premi, Tanggal, Penagihan, Biaya Materai, Propisi Ke, Bonus Penagih, dan Pajak, serta Jumlah Yang Harus Dibayarkan.
3. Kuitansi/Bukti Penerimaan
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur/nasabah yang telah melakukan pembayaran utang/premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal. Berikut ini adalah form secara sederhananya : BUKTI PENERIMAAN BAJ SUDAH TERIMA DARI : …………………………………………………. asuransi jiwa SEJUMLAH : …………………………………………………. MENURUT PERINCIAN SEBAGAI BERIKUT : PENERIMAAN POTONGAN KETERANGAN KODE PERKIRAAN JUMLAH KODE PERKIRAAN JUMLAH JUMLAH POTONGAN DITERIMA Tanggal Diterima oleh, Direksi/Keuangan Kasir Pembukuan/ Dibukukan tgl. Paraf BANK KAS NOMOR
Bersamaan dengan diterbitkannya bukti penerimaan tersebut, diterbitkan pula daftar pengiriman surat permintaan yang form sederhananya adalah sebagai berikut :
SEKTOR
Nomor
KTR DISTRIK
KTR CABANG
Diterima di Kas
Nama Calon Tertanggung
Calon Pemegang Polis
U.P.
Premi Pertama
Riders
Biaya Polis
Jumlah
No.
Tgl.
Jumlah
Telah diterima dengan baik
……………………………………………………………...
BAJ
asuransi jiwa DAFTAR PENGIRIMAN SURAT PERMINTAAN
4. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
5. Daftar Cetakan Kuitansi Premi
Daftar Cetakan Kuitansi Premi merupakan sejumlah data cetak yang berisi identitas kuitansi premi yang tercatat dalam setiap hari transaksi di PT.
Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal. Detailnya isi dari Daftar Cetakan Kuitansi Premi antara lain kantor, nomor polis, bulan kuitansi, tanggal cetak kuitansi, tanggal BK, besar premi, status kuitansi, nomor BK, dan kode Cs, identitas penerima dan yang menyerahkan. Untuk lebih jelasnya berikut ini adalah form secara sederhananya :
Adapun catatan-catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi penerimaan kas yang terjadi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal antara lain yaitu : Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian, dan Neraca Lajur.
DAFTAR CETAKAN KWITANSI PREMI
TANGGAL :
KANTOR : TEGAL
Nomor Polis
Bulan Kwit
Tgl Cetak Kwitansi
Tanggal BK
Besar Premi
Status Kwit
Nomor BK
Kode Cs
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
TOTAL
Tidak Byr
Bayar
Menerima Menyerahkan
( ) ( )
4.1.3 Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Adapun yang termasuk dalam unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal antara lain yaitu :
1. Pengorganisasian
Sebagai unsur pengendalian intern perusahaan, secara umum fungsi akuntansi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal terpisah secara struktural maupun organisasional dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan.
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dalam hal ini di bawah kendali Divisi TI dan Penagihan. Sedangkan fungsi Kas bertanggung jawab atas penerimaan cek/kas dari fungsi Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Akuntansi di bawah kendali Divisi Internal Audit/Akuntansi.
Di samping itu dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal juga terdapat fungsi pemeriksa intern yang keberadaannya di tangan Divisi Internal Audit/Akuntansi yang juga membawahi : Bagian Audit
Wilayah I, Bagian Audit Wilayah II, Bagian Pajak & Anggaran, dan Bagian Akuntansi.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Dalam hal unsur pengendalian intern perusahaan berupa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal, fungsi penagihan melakukan penagihan premi hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Praktik yang Sehat
Dari hasil observasi mengenai praktik akuntansi penerimaan kas terlihat bahwa hasil penghitungan kas dicatat pada Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian, dan Neraca Lajur dan disetor penuh ke bank dengan segera. Para penagih dan kasir juga diasuransikan. Kas dalam perjalanan juga diasuransikan keberadaannya.
4.1.4 Prosedur Akuntansi Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Secara umum ada dua prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal yaitu secara langsung (melalui kasir/bank) dan sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagihan. Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Sistem penerimaan kas secara langsung (melalui kasir/bank)
Sistem penerimaan kas secara langsung (melalui kasir/bank) dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Berdasarkan Daftar Persetujuan Penerbitan Polis, maka nasabah dapat langsung melakukan pembayaran premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal melalui :
1) Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Atas pembayaran pada Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa Kuitansi/Bukti Penerimaan kas. Dokumen ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para nasabah yang telah melakukan pembayaran premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal. Bukti penerimaan kas diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Bersamaan dengan itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
2) Setor Bank Mitra PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Atas pembayaran melalui setor bank maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa bukti setor bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas yang diterima ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi
akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Setelah itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
b. Berdasarkan bukti transaksi tersebut (kuitansi bukti penerimaan/bukti setor bank) dan Daftar Pengiriman Surat Permintaan, kemudian dibuatlah Daftar Cetakan Kuitansi Premi. Dalam Daftar Cetakan Kuitansi Premi terdapat sejumlah data cetak yang berisi identitas kuitansi premi yang tercatat dalam setiap hari transaksi di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal. Detailnya isi dari Daftar Cetakan Kuitansi Premi antara lain kantor, nomor polis, bulan kuitansi, tanggal cetak kuitansi, tanggal BK, besar premi, status kuitansi, nomor BK, dan kode Cs, identitas penerima dan yang menyerahkan.
c. Setiap akhir bulan setiap transaksi penerimaan kas dicatat dalam neraca lajur oleh Divisi Internal Audit/Akuntansi khususnya pada Bagian Akuntansi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
2. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagihan
Sistem penerimaan kas dari piutang premi melalui penagihan dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Bagian piutang (Bagian Akuntansi pada Divisi Internal Audit/Akuntansi) PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. Di samping melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan atau melalui pos, fungsi
penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dalam hal ini di bawah kendali Divisi TI dan Penagihan, yang secara struktural membawahi : Bagian TI Asper, Bagian TI Askol, Bagian Penagihan Asper, dan Bagian Penagihan Askol.
b. Bagian penagihan mengirimkan dokumen penagihan melalui karyawan penagih atau melalui pos, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c. Berdasarkan Dokumen Penagihan/Debit Penagihan, maka nasabah dapat langsung melakukan pembayaran utang premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal melalui :
1) Melalui Cek
a. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmit-tance advice) dari debitur atas dokumen penagihan yang disampaikan.
b. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasir.
c. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
d. Bagian kasir mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
e. Bagian kasir menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
f. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
2) Langsung Melalui Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Atas pembayaran pada Kasir/Kassa PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa Kuitansi/Bukti Penerimaan kas dari piutang melalui penagihan. Dokumen ini dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan merupakan bukti penerimaan kas dari piutang melalui penagihan yang dibuat oleh perusahaan bagi para nasabah yang telah melakukan pembayaran utang premi atas kepesertaan asuransi baik Askol maupun Asper pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal. Bukti penerimaan kas dari piutang melalui penagihan diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Bersamaan dengan itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
3) Setor Bank Mitra PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Atas pembayaran melalui setor bank maka nasabah memperoleh bukti transaksi berupa bukti setor bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetor kas dari piutang melalui penagihan yang diterima ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank. Dua lembar
tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas dari piutang melalui penagihan ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan ke dalam jurnal penerimaan kas dan lembar kas harian. Setelah itu diterbitkan pula Daftar Pengiriman Surat Permintaan.
b. Berdasarkan bukti transaksi tersebut (kuitansi bukti penerimaan/bukti setor bank) dan Daftar Pengiriman Surat Permintaan, kemudian dibuatlah Daftar Cetakan Kuitansi Premi. Dalam Daftar Cetakan Kuitansi Premi terdapat sejumlah data cetak yang berisi identitas kuitansi premi yang tercatat dalam setiap hari transaksi di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal. Detailnya isi dari Daftar Cetakan Kuitansi Premi antara lain kantor, nomor polis, bulan kuitansi, tanggal cetak kuitansi, tanggal BK, besar premi, status kuitansi, nomor BK, dan kode Cs, identitas penerima dan yang menyerahkan.
c. Setiap akhir bulan setiap transaksi penerimaan kas dari piutang melalui penagihan dicatat dalam neraca lajur oleh Divisi Internal Audit/Akuntansi khususnya pada Bagian Akuntansi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
Untuk lebih jelasnya mengenai prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal berikut ini flowchartnya :
4.2 Pembahasan
Berdasarkan sistem akuntansi yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan : (Mulyadi, 2001:482)
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan (bukan atas unjuk), akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan.
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Dengan sistem penerimaan kas dari piutang tersebut diharapkan dapat menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya.
Apabila dilihat dari fungsi-fungsi yang ada pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal secara umum adalah memadai di mana meliputi fungsi sekretariat, fungsi penagihan, fungsi kas, fungsi akuntansi, dan fungsi pemeriksa intern.
Pada fungsi Sekretariat (Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat) di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal membawahi Bagian Keuangan, Bagian Investasi, Bagian Properti, Bagian Hukum dan Sekretariat, dan Bagian Unit Link.
Apabila dilihat dari bagian-bagian yang ada pada fungsi ini terlihat bahwa sebenarnya ada ketidakefektifan penempatan fungsi sekretariat pada divisi ini, karena bagian-bagian yang ada kurang begitu mendukung kegiatan kesekretariatan. Padahal dalam sistem penerimaan kas dari piutang, seharusnya fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. Dalam hal ini fungsi kesekretariatan di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal kurang memiliki peranan dalam sistem akuntansi penerimaan kas.
Sedangkan pada fungsi penagihan terlihat ada keefektifan pelaksanaan fungsi, di mana terlihat adanya spesialisasi bagian antara Asper dan Askol. Hal tersebut sangat menunjang keefektifan dan keefisienan dalam pelaksanaan fungsi penagihan.
Sedangkan pada fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan cek/kas dari fungsi Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Dari hasil observasi penulis beranggapan bahwa fungsi kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal sangat efektif dan efisien karena benar-benar mampu menjalankan fungsinya sebagaimana mestinya sistem akuntansi penerimaan uang kas.
Demikian halnya pada fungsi akuntansi di mana bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Dalam struktur organisasi PT.
Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Akuntansi di bawah kendali Divisi Internal Audit/Akuntansi.
Sedangkan fungsi yang terakhir yaitu fungsi Pemeriksa Intern, di mana dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal fungsi pemeriksa intern berada di tangan Divisi Internal Audit/Akuntansi dilihat kurang dapat berfungsi sebagaimanamestinya. Seharusnya keberadaan fungsi Pemeriksa Intern selalu dilibatkan dalam setiap tahap sistem akuntansi penerimaan kas.
Kesimpulannya adalah bahwa secara fungsional keberadaan fungsi sekretariat, fungsi penagihan, fungsi kas, fungsi akuntansi, dan fungsi pemeriksa intern cukup mendukung efektivitas dan efisiensi prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal. Lemahnya fungsi kesekretariatan hendaknya diperkuat dengan penambahan prosedur kearsipan dan mengelompokkannya pada divisi lain yang memiliki keterkaitan dengan fungsi kesekretariatan. Sedangkan pada fungsi Pemeriksa Intern, hendaknya diberikan batasan secara tegas mengenai job deskripsi dari fungsi pemeriksa intern di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal.
4.2.1 Dokumen yang Digunakan dan Catatan Akuntansi Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Meskipun PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal adalah perusahaan asuransi berskala nasional, namun dalam hal pengelolaan dokumen dan catatan akuntansi masih sangatlah konvensional dan sederhana. Sistem komputerisasi yang ada hanyalah sebatas pada pelayanan kepada nasabah, sedangkan sistem akuntansi
khususnya pada penerimaan kas manfaatnya belum begitu terasa. Hal ini dapat dilihat pada pengisian daftar pengiriman surat permintaan yang masih menggunakan sistem manual.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal juga relatif sederhana meskipun secara material dapat dikatakan baik yang meliputi Daftar Persetujuan Penerbitan Polis, Dokumen Penagihan/Debit Penagihan, Kuitansi/Bukti Penerimaan, Bukti Setor Bank, dan Daftar Cetakan Kuitansi Premi. Dilihat dari formnya yang terlalu sederhana memungkinkan sulitnya pengendalian intern perusahaan, karena dokumen akan sangat mudah dipalsukan. Jelasnya dilihat dari efektivitas, dokumen-dokumen yang ada dapat dikatakan baik karena mengandung material yang baik. Namun dari segi efisiensi, kesederhanaan form dari dokumen-dokumen yang ada yang seharusnya efisien, namun jika terjadi pemalsuan justru akan menimbulkan ketidakefisienan dan ketidaknyamanan.
Adapun jika dilihat catatan-catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi penerimaan kas yang terjadi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal antara lain yaitu : Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian, dan Neraca Lajur maka dapat dikatakan efektif dan memenuhi standar akuntansi Indonesia serta mudah dipahami. Form catatan akuntansi yang terkomputerisasi meski sederhana justru akan meningkatkan efisiensi dari keberadaan catatan akuntansi yang ada.
4.2.2 Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Untuk menilai efektivitas dan efisiensi unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penerimaan kas pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal dapat dilihat pada tiga aspek utama yaitu pengorganisasian, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat.
1. Pengorganisasian
Jika dilihat dari organisasi fungsi akuntansi pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal terlihat terpisah secara struktural maupun organisasional dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan.
PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal melakukan penerimaan premi secara langsung juga melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dalam hal ini di bawah kendali Divisi TI dan Penagihan. Sedangkan fungsi Kas bertanggung jawab atas penerimaan cek/kas dari fungsi Divisi Keuangan/Investasi dan Sekretariat atau fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang
Tegal fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Akuntansi di bawah kendali Divisi Internal Audit/Akuntansi.
Di samping itu dalam struktur organisasi PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal juga terdapat fungsi pemeriksa intern yang keberadaannya di tangan Divisi Internal Audit/Akuntansi yang juga membawahi : Bagian Audit Wilayah I, Bagian Audit Wilayah II, Bagian Pajak & Anggaran, dan Bagian Akuntansi.
Dengan terpisahnya organisasi fungsi akuntansi secara struktural maupun organisasional dengan fungsi kas dan fungsi penagihan perusahaan akan mempersulit ruang gerak karyawan untuk memanipulasi data karena akan melibatkan banyak pihak. Dengan demikian maka pengendalian intern secara organisasional dapat dikatakan efektif untuk mencegah penyimpangan dan manipulasi data keuangan. Namun demikian terpisahnya organisasi fungsi tersebut justru akan mengurangi efisiensi, meskipun hal ini jauh akan lebih efisien daripada terjadi penyimpangan dan manipulasi data keuangan yang dapat merugikan perusahaan.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Dalam hal unsur pengendalian intern perusahaan berupa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal, fungsi penagihan melakukan penagihan premi hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Dengan kondisi yang demikian maka otorisasi penagihan dari fungsi penagihan akan ada karena adanya otorisasi fungsi akuntansi. Fungsi penagihan tidak dapat
menyelewengkan sejumlah dana dari hasil penagihan karena harus mempertanggungjawabkannya pada fungsi akuntansi. Demikian pula sebaliknya fungsi akuntansi tidak dapat melakukan penagihan tanpa fungsi penagihan.Penyelewengan mungkin akan muncul apabila ada kerjasama antara fungsi akuntansi dan fungsi penagihan. Kondisi ini harus segera dicermati secara lebih seksama dengan melibatkan pihak lain dalam pemeriksaan dan pengawasan yang memiliki otorisasi yang kuat.
3. Praktik yang Sehat
Dari hasil observasi mengenai praktik akuntansi penerimaan kas terlihat bahwa hasil penghitungan kas dicatat pada Jurnal Penerimaan Kas, Lembar Kas Harian, dan Neraca Lajur dan disetor penuh ke bank dengan segera. Jika perusahaan menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima disetor penuh ke bank dengan segera, maka kas yang ada di tangan Bagian Kasir pada suatu saat terdiri setoran dalam perjalanan (deposit in transit). Secara periodik fungsi pemeriksa intern melakukan penghitungan kas dan hasil perhitungan tersebut direkam dalam suatu dokumen yang disebut berita acara penghitungan kas. Selesai dihitung, kas tersebut segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
Para penagih dan kasir juga diasuransikan. Manusia seringkali tergoda oleh situasi yang melingkupinya pada suatu saat tertentu. Untuk menghadapi kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan Bagian Kasir dan penagih, karyawan yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan ini perlu diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab
menjaga uang tersebut melakukan kecurangan, asuransi akan menanggung risiko kerugian yang timbul.
Kas dalam perjalanan juga diasuransikan keberadaannya. Untuk melindungi kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan dapat menutup asuransi cash in transit. Untuk melindungi kekayaan kas yang ada di tangan Bagian Kasir, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe.
Dengan dilaksanakannya praktik akuntansi yang sehat tersebut, maka akan mendukung efektivitas dan efisiensi perusahaan, di mana pada intinya perusahaan tidak akan dirugikan karena adanya penyelewengan yang dilakukan karyawan.
4.2.3 Prosedur Akuntansi Pada Sistem Akuntansi Penerimaan Kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal
Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih perusahaan melakukan penyelewengan kas hasil penagihan. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk cek tunai (cek atas unjuk) juga memberikan peluang bagi karyawan perusahaan untuk menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya. Namun demikian dengan terpisahnya organisasi fungsi akuntansi dengan fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas maka akan semakin mempersulit prosedur penerimaan kas, yang tentunya akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem akuntansi dalam menghindari penyelewengan. Demikian pula otorisasi dan
sistem pencatatan yang melibatkan fungsi penagihan dan fungsi akuntansi juga akan mempersulit terjadinya penyelewengan hasil penagihan. Dengan demikian maka sistem akuntansi penerimaan kas dapat dikatakan baik.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Beberapa simpulan yang dapat dikemukakan dari serangkaian hasil penelitian di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal, yaitu :
1. Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal yang meliputi fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas dapat dikatakan baik. Pembenahan perlu dilakukan pada dokumen yang digunakan yang terlalu sederhana dan mudah untuk dipalsukan oleh karyawan.
2. Prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT. Asuransi Bumi Asih Jaya Cabang Tegal telah sesuai dengan standar sistem akuntansi penerimaan kas pada umumnya karena telah memenuhi unsur-unsur fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas yang terstandardisasi.
5.2 Saran-saran
Saran-saran yang hendak dikemukakan antara lain menyangkut beberapa hal sebagai berikut :
1. Perlu adanya perubahan dokumen akuntansi dengan karakteristik yang lebih modern sehingga sulit untuk dipalsukan baik oleh karyawan perusahaan maupun
oleh nasabah, sehingga prosedur akuntansi sistem akuntansi penerimaan kas dapat lebih efektif dan efisien.
2. Keterlibatan karyawan dalam pengambilan keputusan perlu ditingkatkan untuk meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan, sehingga penyelewengan penggunaan dana dapat diminimalisir.
3. Perlu adanya pembenahan prosedur akuntansi penerimaan kas melalui penelitian lanjutan.

Sabtu, 27 Maret 2010

PENGERTIAN BASISDATA

Basis data atau database

Kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu Ada juga yang mendefinisikan basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut

Alasan Perlunya Database

· Basis data merupakan salah satu komponen penting dalam system informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi.

· Basis data menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

· Basis data mengurangi duplikasi data (data redudancy).

· Dengan mengaplikasikan basis data hubungan data dapat ditingkatkan.

· Basis data dapat mengurangi pemborosan tempat simpanan luar.

Bahasa basis data

Bahasa basis data terdiri atas

Data Definition Language (DDL), merujuk pada kumpulan perintah yang dapat digunakan untuk mendefinisikan objek – objek basis data, seperti membuat sebuah tabel basis data atau indeks primer atau sekunder.

Data Manipulation Language (DML), mengacu pada kumpulan perintah yang dapat digunakan untuk melakukan manipulasi data, seperti penyimpanan data ke suatu tabel, kemudian mengubahnya dan menghapusnya atau hanya sekedar menampilkannya kembali.

Objektif Basis Data

Secara lebih lengkap, pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti berikut

a. Kecepatan dan kemudahan (Speed)

b. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)

c. Keakuratan (Accuracy)

d. Ketersediaan (Avaibility)

e. Kelengkapan (Completeness)

f. Keamanan (Security)

g. Kebersamaan pemakaian (Sharability)

SQL (Structured Query Language)

SQL adalah bahasa yang digunakan untuk berkomunikasi dengan database. Menurut ANSI (American National Standards Institute), bahasa ini merupakan standar untuk relational database management systems (RDBMS):

Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas seperti : update data pada database atau menampilkan data dari database. Hampir semua software database mengimplementasikan bahasa SQL sebagai komponen utama dari produknya, salah satunya MySQL.

MySQL

Untuk melakukan administrasi dalam basis data MySQL, dapat menggunakan modul yang sudah termasuk yaitu command-line (perintah: mysql dan mysqladmin). Juga dapat di-download dari situs MySQL yaitu sebuah modul berbasis grafik (GUI): MySQL Administrator dan MySQL Query Browser. Selain itu terdapat juga sebuah perangkat lunak gratis untuk administrasi basis data MySQL berbasis web yang sangat populer yaitu phpMyAdmin. Untuk perangkat lunak untuk administrasi basis data MySQL yang dijual secara komersial antara lain: MySQL front, Navicat dan EMS SQL Manager for MySQL

Perintah dasar MySQL

Bahasa SQL memiliki struktur yang mudah dipahami karena perintah – perintahnya pada dasarnya dibuat dari bahasa Inggris. Sehingga kita dapat melakukan perintah – perintah SQL ke dalam database MySQL, yaitu

a. Memasukkan atau menambah record baru ke dalam database.

b. Mengeksekusi query database

c. Mengambil data dari database

d. Mengubah record pada database

e. Menghapus record pada database

Perintah SQL dapat diketik dengan huruf besar atau kecil (non case sensitive). Setelah selesai mengetik perintah di MySQL harus diakhiri dengan tanda titik koma sebagai penanda akhir dari perintah MySQL. Perintah SQL dapat diketik dengan huruf besar atau kecil (non case sensitive). Setelah selesai mengetik perintah di MySQL harus diakhiri dengan tanda titik koma sebagai penanda akhir dari perintah MySQL.